Ein schlankes Gehaltsabrechnungsmodell transformiert die Betriebsabläufe der Lenovo Group

Lenovo ist einer der weltweit größten und bekanntesten Hersteller von Computer-Hardware. Das Unternehmen ist derzeit in 190 Ländern tätig und als globaler Marktführer dieser Größe unterliegt es zwangsläufig einer Vielzahl von Beschäftigungsvorschriften, einschließlich der Komplexität und der Risiken im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Für Lenovo bedeutet eine mangelhafte Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht nur unzufriedene Mitarbeiter und die Nichteinhaltung strenger Vorschriften, sondern auch ein potenzielles Risiko für den Ruf des Unternehmens. Da das Unternehmen seine globale Präsenz weiter ausbaut, sind das Management und die Reduzierung dieser Risiken eine wichtige Priorität.

Maxine Gardner wurde 2014 zur Global Payroll Director von Lenovo ernannt, mit dem Ziel, das globale Vergütungsmodell des Unternehmens zum besten seiner Klasse zu machen.

Als ich die Entgeltabrechnung übernahm, lag die Gesamtgenauigkeit bei etwa 60 %, in einigen Ländern sogar nur bei 35 %. Beides war nicht akzeptabel.

Es gab auch Bedenken hinsichtlich der Pünktlichkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die damals zwischen 15 und 21 Tagen vom Stichtag bis zum Zahltag dauerte.

"Eine der wichtigsten Aufgaben, die wir als Unternehmen haben, ist die korrekte und pünktliche Bezahlung aller Mitarbeiter" sagt Maxine. "Dabei geht es nicht nur darum, einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, sondern auch darum, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu respektieren und ihnen die Möglichkeit zu geben, ihren finanziellen Verpflichtungen nachzukommen - Hypotheken und Mieten zu bezahlen und ihre Familien zu unterstützen. Das Motto unseres Teams lautet 'Wir zahlen für Träume', und das nehmen wir sehr ernst".

Da die Lohn- und Gehaltsabrechnung jedoch mit so vielen anderen Unternehmensfunktionen verknüpft ist, sind die Auswirkungen weitreichend.

"Gehaltsabrechnungsdaten werden an andere Abteilungen weitergeleitet, was interne Fristen und Zuständigkeiten mit sich bringt“, sagt Maxine. “Wenn wir ungenaue Daten an den Rest der Organisation senden, führt das zu Problemen, die wir mit viel Zeit und Mühe beheben müssen. Das beeinträchtigt die Effizienz des gesamten Unternehmens.” 

Eine Überprüfung der Situation führte zu einigen klaren Zielen. "Wir wollten ein wirklich effizientes und flexibles Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem, das es uns ermöglicht, uns schnell an neue Anforderungen anzupassen - wie zum Beispiel den schnellen Aufbau einer Lohn- und Gehaltsabrechnungsinfrastruktur in einem neuen Land“, sagt Maxine. "Wir wollten, dass die Automatisierung uns hilft, weniger auf menschliche Eingriffe angewiesen zu sein, und letztendlich wollten wir einen Null-Fehler-Zustand erreichen. Das würde es den Teammitgliedern auch ermöglichen, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren.” 

Im Jahr 2018 begannen Maxine und ihr Team mit der Neugestaltung des globalen Gehaltsmodells und der Gehaltsabrechnungsprozesse von Lenovo, wobei sie sowohl auf internes Fachwissen als auch auf externe Unterstützung zurückgreifen konnten. Dies umfasste die interne Gehaltsabrechnung für Länder mit bestehenden Produktionsstandorten und den erforderlichen Ressourcen zur Verwaltung komplexer Gehaltsstrukturen, einschließlich der Berechnung von Stundenlöhnen. Für alle anderen Länder entschied sich Maxine für ein Outsourcing-Modell. Nach einer umfassenden Anbieterbewertung erweiterte Lenovo seine bestehende Partnerschaft mit der TMF Group, um konsolidierte Entgeltabrechnungsdienste bereitzustellen.

Die TMF Group arbeitete bereits seit 2011 mit Lenovo zusammen und unterstützte 2016 die Gehaltsabrechnung in 14 Ländern im asiatisch-pazifischen Raum und in Lateinamerika. Zu Beginn des Transformationsprozesses wurden rund 2.300 der weltweiten Mitarbeiter von Lenovo über das Gehaltsabrechnungssystem der TMF Group bezahlt.

"Die TMF Group hat sich als der Partner erwiesen, den wir brauchten, um unsere ausgelagerten Entgeltabrechnungsdienste weltweit zu standardisieren. Sie verfügt über eine hervorragende Technologie-Roadmap, Lieferfähigkeit an fast jedem Standort und die Prozesse, um die Gehaltsabrechnungen pünktlich zu erstellen. Wir waren von ihrer Leistungsfähigkeit überzeugt“, sagt Maxine. 

Die fortschrittliche Technologieplattform der TMF Group bildet die Grundlage für Lenovos vollständig gemanagten, standardisierten Entgeltabrechnungsservice und ist vollständig in Workday, das HRIS-System von Lenovo, integriert.

Diese Integration hat dazu beigetragen, die Aktivitäten für Maxines Team und die Mitarbeiter von Lenovo zu optimieren. In Ländern mit mehr als 50 Mitarbeitern werden beispielsweise die Gehaltsabrechnungen in Workday importiert, sodass die Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen und Steuerunterlagen an einem Ort erhalten.

Das System bietet Lenovo auch ein höheres Maß an Sicherheit beim Datenaustausch. "Wir verfolgen, welche Gehaltsdaten und Dokumente zwischen der TMF Group, Lenovo und den Mitarbeitern ausgetauscht werden“, sagt Maxine. "Datenschutz ist ein globales Thema und unsere Sicherheits- und Datenschutzteams fühlen sich mit dem System der TMF Group sicherer.“ 

Wichtig ist auch, dass die TMF Group in der Lage war, das internationale Wachstum von Lenovo zu unterstützen. "Wir können nicht an einem Standort überragende Leistungen erbringen und an anderen Standorten die Kontrolle verlieren. Wir müssen alle relevanten lokalen Vorschriften einhalten und unseren Mitarbeitern überall, wo wir tätig sind, ein hervorragendes Arbeitsumfeld bieten“, sagt Maxine. "Die TMF Group war die perfekte Lösung."

Die TMF Group wickelt nun die Gehaltsabrechnung für 11.300 Lenovo-Mitarbeiter in 55 Ländern ab und stellt bei Bedarf Experten zur Verfügung, die die jeweilige Landessprache fließend beherrschen und sich mit den lokalen Entgeltabrechnungsfragen und -vorschriften auskennen.

In den letzten zehn Jahren ist Lenovo auch durch Übernahmen gewachsen. Die TMF Group hat eine wichtige Rolle bei der Bewältigung der damit verbundenen Komplexität gespielt, insbesondere wenn eine grenzüberschreitende oder mehrere Rechtsordnungen umfassende Integration erforderlich war.

"Wir alle kennen die Geschichten von Systemintegrationen und Prozessstandardisierungen zwischen neu fusionierten Unternehmen, die erfolgreiche Übernahmen behindern, und ich war fest davon überzeugt, dass die Lohnbuchhaltung kein solches Hindernis darstellen würde", sagt Maxine. 

Die Experten der TMF Group haben uns dabei geholfen, die Gehaltsabrechnung für unsere übernommenen Unternehmen nach dem Deal schnell und effizient einzurichten. Sie haben sich an die Anforderungen von Lenovo angepasst. Wenn ich feststelle, dass wir ein neues Unternehmen übernommen haben und die Gehälter der Mitarbeiter innerhalb weniger Monate ausgezahlt werden müssen, weiß ich, dass wir das mit der TMF-Gruppe schaffen können.

"Die TMF Group ist für uns mehr als nur ein Entgeltabrechnungsanbieter, sie ist ein echter Geschäftspartner“, fährt Maxine fort. "Der Account Director und der Client Service Director sind wie eine Erweiterung unseres Teams. Wir führen regelmäßig strategische Gespräche, bei denen es nicht nur um die Gehaltsabrechnung geht, sondern auch um unsere Expansionspläne, mögliche operative Verbesserungen und die allgemeine Geschäftsstrategie. Der Zugang zu ihrem globalen Fachwissen und ihren Kenntnissen ermöglicht es uns, fundiertere Entscheidungen zu treffen und die Komplexität der internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Zuversicht zu meistern. Wir sind zuversichtlich, dass diese starke Partnerschaft auch in Zukunft ein entscheidender Faktor für unser internationales Wachstum und unseren Erfolg sein wird".

Durch die Auslagerung wichtiger Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste hat Lenovo folgende Ergebnisse erzielt:

• Die Pünktlichkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung hat sich auf 12 bis 15 Tage reduziert, was eine Einsparung von ca. 175 Tagen pro Jahr bedeutet.
• Die Genauigkeit der Entgeltabrechnungen liegt nun bei 99,9 %.
• Die TMF-Gruppe übernimmt nun die Lohn-und Gehaltsabrechnung für rund 11.300 Lenovo-Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in 55 Ländern.

"Da die TMF Group im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung weiterhin innovativ ist, ist Maxine überzeugt, dass sie die Mitarbeiterzufriedenheit bei Lenovo weiter verbessern wird. Wir sind eine innovative Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung und wollen uns weiterentwickeln", sagt Maxine. "Da die TMF Group ihre Plattform ständig verbessert, freuen wir uns darauf zu sehen, was wir als Nächstes gemeinsam tun können". 

LENOVO ist eine Marke von Lenovo. 

Lenovo Group Limited ist ein multinationales Technologieunternehmen, das sich auf die Entwicklung, Herstellung und Vermarktung von Unterhaltungselektronik, PCs, Software, Unternehmenslösungen und damit verbundenen Dienstleistungen spezialisiert hat. Das Unternehmen mit Sitz in Peking und North Carolina, das auf der Fortune Global 500-Liste auf Platz 217 geführt wird, beschäftigt weltweit 77.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und erwirtschaftet einen Umsatz von 62 Milliarden US-Dollar. Der Schwerpunkt des Unternehmens liegt auf der Bereitstellung von Smarter Technology for All“.

• Dienstleistungen der TMF Group: Lohnabrechnungsservice & HR
• Abgedeckte Jurisdiktionen: Ägypten, Aserbaidschan, Australien, Belgien, Bulgarien, Chile, Dänemark, Deutschland, Finnland, Frankreich, Georgien, Griechenland, Hongkong, Indien, Indonesien, Irland, Israel, Italien, Kasachstan, Kenia, Kolumbien, Kroatien, Litauen, Macau, Malaysia, Marokko, Niederlande, Neuseeland, Nigeria, Norwegen, Pakistan, Peru, Philippinen, Polen, Portugal, Rumänien, Russland, Saudi-Arabien, Serbien, Singapur, Slowenien, Südafrika, Spanien, Schweden, Schweiz, Taiwan, Thailand, Türkei, Ukraine, Vereinigte Arabische Emirate, Vereinigtes Königreich, Venezuela, Vietnam